中小企業IT化の王道！
こんにちは。アクセスネット情報技研の中谷です。
閲覧ありがとうございます！
今回のテーマはちょっと視点を変えて、社内のIT化を考えてみたいと思います。
会社がIT化を進める最大の目的の一つは
「業務の効率化」
ではないでしょうか。
直接的に業務改善に結びつくIT化もあれば、
間接的な効率化を促進するIT化もあります。
企業がコスト面やトレーニング面で
まずIT化しやすい方法としては、
「情報の共有化」
を主眼においたIT化です。
間接的な効率化を図るにはまずは、
社内における縦と横のコミュニケーションを
いかに緊密かつ迅速に行えるかが重要になります。
ツールとしては、メールが中心になりますが、
ここ最近は
「グループウェア」
の導入が、企業規模や業種を問わず増えてきています。
グループウェアは、組織内の情報共用を目的として生まれ、
進化してきたソフトウェアです。
主に下記のような機能が備わっているソフトです。
・電子メール
・電子掲示板
・ライブラリ
・スケジューラー
・ワークフローシステム
・ドキュメント共有
・ToDo
・アドレス帳
・電子会議室
・施設予約
などなど
例えば会議を開くとき、グループウェアを使えば、
参加者の予定を一人ずつ口頭や内線で確認する必要がなく、
スケジューラを使って空き時間状況をすぐに確認できます。
同時に会議室の予約を入れたり、配付資料をファイルとして
送付しておくことができます。
パソコン上だけでなく、携帯でも操作できるものがありますから、
遠隔地からでも確認や追加・修正などができてしまいます。
またワークフローシステムなどでは、
社内の決済フローをネットワーク上で完結でき、
迅速な処理が可能となります。
グループウェアはその導入効果が目に見えやすいソフトウェアです。
さらに、全社員が利用できなければ意味がないため、操作も簡単。
WordやExcelに比べたら習得に要する時間はずっと短かくてすみますし、
マニュアルが無くても半日程度でほとんどの機能をマスターできるでしょう。
弊社でもグループウェアを最近導入いただいた
お客様がいらっしゃいます。
最初は拒否反応を示していた社員さんも、
操作のあまりの簡単さに拍子抜け。
1週間余りで社内に必須のツールとなっています。
もちろん業務や社内の意思疎通は格段に効率化されたとのこと。
単純作業や、コミュニケーションロスが少なくなった分、
より創造性のある業務に時間をさけるようになったそうです。
以前は企業のネットワーク環境に応じ、
導入にも多少時間がかかる場合がありました。
近年はインターネット・イントラネットの技術向上に伴い、
ブラウザを使用したシステムが主流になっており、
導入も非常に短期間におこなえるようになっています。
また、利用者数や利用時間に応じて課金される
システムもあり、初期導入費をかなり抑えることも
できるようになってきました。
良いことづくめのグループウェアですが、
ツールの力を最大限発揮するためには、
ツールの選択時に考えるべきいくつかのポイントがあります。
次回はそのあたりを考えてみたいと思います。
弊社では、グループウェア導入支援を行っております。
貴社の社内体制やご要望に応じた最良のツール選択と
導入支援を実施しております。
ご興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
（担当：IT・Webコンサルタント 中谷）
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